會議是組織生活的一項重要活動。作為一種企業(yè)管理溝通方式，會議非常重要。它為領(lǐng)導者提供了傳播愿景、制定戰(zhàn)略計劃，以及制定威脅和機會應對計劃的機制。會議還有助于集思廣益，并提高員工的參與度。
在組織內(nèi)部，會議對員工社會化、員工關(guān)系建設(shè)，以及文化的形成起到了巨大作用。會議除了能探討亟待解決的議題之外，還可加強正式或非正式的報告結(jié)構(gòu)，提供有關(guān)組織價值、權(quán)力傳遞等的線索。就成本而言，沒有免費的會議。將一位ceo和幾位副總裁聚到一起幾個小時，可能會耗資數(shù)萬美元。然而，與那些有價值、富有成效的會議相比，有太多的會議是在浪費時間。
人們實際花在會議上的時間有多少?員工有沒有被過多的會議折騰得焦頭爛額?在員工眼中，他們花在會議上的時間到底有多浪費?企業(yè)怎樣才能更好地利用會議時間?
一、要花多少時間
據(jù)招聘網(wǎng)調(diào)研團隊保守估計，普通員工每周花在例行會議上的時間大約是6小時，管理人員花的時間比普通員工多。據(jù)估計，高級經(jīng)理每周參加會議的時間大約是23小時。一般來講，大型組織的員工參加的會議比小型組織的多。很少有跡象表明，會議的數(shù)量在趨向穩(wěn)定，或者有所減少。有研究顯示，從20世紀60年代到80年代，普通經(jīng)理參加的會議的數(shù)量翻了一番。一項針對1，900名企業(yè)領(lǐng)導者的調(diào)查表明，72%的人認為花在會議上的時間比過去5年增加了;49%的人預計將來花在會議上的時間會增加。會議的數(shù)量不是在減，而是在加。
在很大程度上，會議時間的增加是由于現(xiàn)在組織本身的變化造成的。如今的組織變得比以往任何時候都更為扁平，層級當然也更少了。他們的團隊采用自我管理，企業(yè)傾向于向下面的員工充分授權(quán)，追求改進。基于員工擁有組織所需的重要信息和其他資源的假設(shè)，即通過員工之間的互動可以激發(fā)重要思想和創(chuàng)新理念，會議通常被當作一種溝通媒介。
有多不堪負荷， 可能有人會認為，花太多的時間參加會議，會影響員工的士氣。然而，研究人員發(fā)現(xiàn)，人們參加會議的情況(參加會議的數(shù)量和時間)與工作滿意度之間沒有直接關(guān)系。另外，他們發(fā)現(xiàn)，參加會議的需要與工作滿意度之間的關(guān)系取決于個人的“上進心”。有實現(xiàn)工作目標強烈愿望的人，隨著所參加會議數(shù)量的增加，工作滿意度會降低;目標感不強的人，實際上渴望參加

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