pdf是adobe公司開發的一種開放式的電子文件格式，不論使用何種電腦平臺或應用軟件編輯的文件，幾乎都可以轉換成pdf格式互通使用。
一、排版軟件如何生成pdf文件格式
目前常見的排版軟件對于pdf文件格式直接的支援程度并不高，大部分的排版軟件無法直接轉存pdf文件而必須靠打印的方式來產生。如pagemaker、quark xpress或illustrator必須加裝外掛程序才可以轉存成pdf文件。基本上各種軟件所產生含中文字體的pdf文件，須通過adobe公司的acrobat生成，大致上可分為三種產生方式：
① acrobat pdfwriter——適合書刊之轉換，速度較快而文件容量小。
② acrobat distiller——對畫冊等復雜文件有較高的轉化質量。
③ 曲線eps——文件容量最大。
二、pdf文件格式的特點
①設備無關性：一般postscript文件中包含了多種可能的合法程序碼，在某些條件下可能無法運行。例如那些依賴某些特殊字體結構、或輸出設備的程序碼。相反的，pdf格式不含任何程序結構，因而使得它更加安全，也更適合以電子資料形式存儲或傳輸。不管在哪一種電腦上制作的文件，只要能轉成pdf格式，拿到另一種電腦上就能毫無困難地打開閱讀、打印及輸出，更能維持制作時的格式與版面。
②字型內嵌：在轉換時可以選擇將文字字體內嵌入pdf文件之中，即使一個中文pdf文件可在沒有安裝中文字體的純英文系統中正確開啟列印，真正達到文件交換網絡無國界。內嵌字體的最大優點是解決文件產生者與輸出者之間字體不同或對應錯誤的問題，現在的ps流程是用字碼對應，且必須是同一家字體公司的同一系列版本才可完全對應，字體內嵌可將此問題一勞永逸地解決。
③高壓縮性：pdf是互聯網時代的產物，為了網上交流方便，需要極大的壓縮比。作輸出用途時，為了保證質量而選擇稍大的壓縮模式，但仍然可以得到30％～80％的壓縮率，方便在寬帶網上傳交輸出公司。
④各頁獨立：postscript文件的各頁間是相互關聯的。你在跳到某頁之前必須把它前面所有的頁都處理過。而pdf格式并沒有這個限制。
三、用acrobat distiller生成pdf
要先通過ps打印機創建postscript文檔，再用distiller解釋這個信息生成pdf。這個過程可以在distiller內一氣呵成，也可以分開進行。
把ps文件打印進指定的監視文件夾，由distiller自動轉換成pdf。為了輸出而生成pdf時必須對其屬性作出一些相應的設置。分三個方面進行：
1．創建ps文件的設置，在打印機上進行設置。
首先在開始菜單中選取【設置】>【打印機】，然后右鍵點擊distiller打印機，再點【屬性】項，進行各項設置。
字體轉化設置：在窗口頂部點擊【字體】選項卡，應選取：“始終使用truetype字體”使輸出結果與打印樣完全一致。
【紙張】版面設置：要預留邊空在印刷品的成品尺寸以外，菲林需要各留7.5mm邊空，以放裁切線、對位線色標以及出血位，打印機預定的紙張大小要重新設定。
【圖形】下的分辨率選取：2400dpi已足夠。
【詳細資料】下[使用以下驅動程序打印]選：“adobeps acrobat distiller”。[打印到以下端口]可視你的喜好分別選取。
【添加端口】下點擊[其它]后在激活的窗內選取“pdf port”后，為輸出文件指定存放的文件夾。在此設定下，ps/pdf一氣呵成。
“file：（在磁盤上創建文件）”在此設定下，通過打印而創建ps或prn文件于指定的“監視文件夾”，待轉換pdf。[next]
2．從ps轉換為pdf的設置在distiller.exe進行。
distiller運行如下：
①互聯網上傳送的pdf要小，印刷用pdf要精，作業選項提供了不同應用的選擇：
screen optimized（屏幕優化設置）、print optimized（打印優化設置）、press optimized（印刷優化設置）。
一般可根據情況進行選擇。不過正式輸出時，建議自定義一套自己的作業選項：先選中press optimized（印刷優化設置）做基礎，然后再執行【設置】>【作業選項】：
【壓縮】：把“彩色位圖圖像”及“灰色位圖圖像”的“質量”選取由原來的“最大”改為“高”，可以使文件尺寸減少40％，提高轉換速度一倍，而基本不損害圖像質量。
【高級】：文檔結構常規下的“處理dsc注釋（p）”——要把√取消，不要注釋！
【字體】：“當嵌入失敗時”選“警告并繼續”不能生成pdf時易查知其原因。以上設置完成后，“確定”后會彈出“將作業選項另存為”菜單，指定你的作業選項名稱。
②【文件】 > 【首選項】取：使用distiller打印機時查看pdf——自動查看。
③【設置】 > 【監視文件夾】
設置后，一旦有ps文件進入監視文件夾，distiller將自動把它轉成pdf。
3．只使用一次，如特殊的版面尺寸，在打印前進行。
使用不同的軟件，打印機的選項不盡相同，除了pm6.5，如為“word”、“corel”等軟件，還需要：■打印到文件。
【打印機】：選用典型安裝的adobe distiller打印機。即使是自己打印彩稿，也先轉成pdf再行打印，可避免許多錯誤。
四、使用不同排版軟件的注意事項
1. pagemaker排版軟件
創建pdf文件時一定要先按著alt鍵再點[文件]然后拖至[打印]，否則字型不能內嵌！這是pm6.5的內在缺陷。
2．coreldraw等圖形軟件
自動把字形outline，故無文字內嵌問題。
3．pdf的字體內嵌
安裝acrobat時選“典型安裝”，就會把打印機及ppd文件自動裝好。
字體內嵌：把你的truetype字內嵌入pdf，雖然令文件稍大，但是完全避免了在輸出中心替代字符時發生錯誤的危險。不過有些truetype字的生產者對此加以限制，如方正新的truetype簡體字，請勿選用。如何查閱字體有無限制，可參閱acrobat幫助p79。
檢查內嵌的字體：pdf文件如未內嵌字體，輸出時就要進行替換，無法保證屏幕/打印/輸出的高度一致。故需檢查一次。方法是用acrobat打開pdf文件后，點擊【文件】>【文檔信息】>【字體】，觀察其字體信息。如【使用的字體】下出現的是“嵌入的子集”是成功的；出現“fzytjw——gb1-0”則表明沒有嵌入字體。
第一行的字體雖然未有嵌入，但【編碼】下為windows的字體表明，這是系統常用字體，替換不會出錯。


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