將需要整理的文件疊放整齊；拉出打孔機定位標尺，確定打孔位置；放入需打孔的文件（一次放入打孔的張數不宜超過其規定的頁數），對齊后，向下壓打孔機手柄。松開手后，打孔機手柄自動回彈，取出打好孔的文件；配合使用五金或者塑料裝訂夾裝訂已打好孔的文件。
桌面型手動打孔機是日常辦公中使用最多的手動打孔機，具有價格低廉、帶有定位標尺、外觀小巧、桌面型手動打孔機使用簡單方便的特點。
桌面型手動打孔機均為兩孔設計，常規孔距為80mm。不同型號打孔機一次性可打孔的紙張張數會有所不同，常見的有10頁、20頁、30頁的，實際打孔時。


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